Nachlese

1. Relevanz des Themas

Die große quantitative Beteiligung von mehr als 230 Expertinnen und Experten zeigte, welch große Bedeutung das Thema aktuell in Österreich hat. Digitale Informationen bestimmen den Alltag insbesondere in Verwaltung und Wissenschaft und es ist daher unverzichtbar, den Zugang zu ihnen für die Zukunft nachhaltig sicherzustellen. Der Zugang zu diesen Ressourcen ist nicht nur für staatliche Institutionen, sondern auch für die Wirtschaft und den Standort Österreich ein wichtiges Kapital.

Die Expertenbeiträge machten deutlich, dass digitale Langzeitarchivierung von wissenschaftlichen und Verwaltungsinformationen technisch machbar und ökonomisch leistbar ist. Eine engstirnige, sektorale und kleinräumig aufgesetzte Vorbereitungsarbeit wird aber nicht zielführend sein, vielmehr ist Kooperation (auch europaweit), gemeinsame Nutzung technischer Lösungen, Strukturierung der bereits bestehenden Initiativen und eine auf längere Frist angelegte Kooperation gefragt.

Die beiden bestehenden Stränge bisheriger einschlägiger Arbeiten haben solide und gemeinsam verwertbare Ergebnisse gebracht: Dies gilt für die Kooperation in Bezug auf Verwaltungsinformationen (BLSG-Arbeitsgruppe beim Bundeskanzleramt, Konzeptionsprojekt Bundeskanzleramt - Österreichisches Staatsarchiv) ebenso wie für die wissenschaftlichen Informationen, zu denen die Österreichische Nationalbibliothek mit ihren Partnern Know How aufgebaut hat. Beide Einrichtungen sind zur Kooperation bereit und sehen darin Vorteile.

2. Kompetenznetzwerk für eine proaktive Lösung

Mit großem Interesse begrüßten die Teilnehmerinnen und Vortragenden daher das deutliche politische Commitment, das im Regierungsprogramm und beim Symposium selbst zur digitalen Langzeitarchivierung von Verwaltungs- und wissenschaftlichen Informationen abgegeben wurde. Staatssekretärin Heidrun Silhavy betonte den politischen Willen für ein koordiniertes, arbeitsteiliges Vorgehen und zu einer einheitlichen Lösung:

„Die Langzeitarchivierung digitaler Daten ist eine Herausforderung, mit der heute nicht nur Archive, Bibliotheken, Museen sondern auch die öffentliche Verwaltung konfrontiert wird. Aus diesem Grund wurde eine Arbeitsgruppe unter bundesweiter Beteiligung verschiedenster Akteure gegründet, um zu einem einheitlichen Vorgehen und zu einheitlichen Rahmenbedingungen bei der Archivierung zu kommen. Das Bundeskanzleramt hat auf Basis der Ergebnisse für die Bundesverwaltung bereits ein Konzeptionsprojekt durchgeführt. Österreich ist nicht nur im E-Government bekannt als innovativ und als Technologie-Vorreiter – auch bei dem Thema Langzeitarchivierung soll es uns gelingen, ein Kompetenznetzwerk zu schaffen für eine proaktive Lösung.”

Die digitale Langzeitarchivierung in dem diskutierten Umfang zu realisieren, erfordert sofortiges, konzentriertes Handeln. Trotz teilweise divergierender Aufgabenstellungen und unterschiedlicher Rahmenbedingungen (Organisation, Rechtsgrundlagen) muss an einer gemeinsamen (technischen) Lösung gearbeitet werden. Die Grundlagen hiefür sind - wenn der akademische und der Forschungssektor weiterhin eingebunden werden – vorhanden; mit der Österreichischen Nationalbibliothek und dem Kanzleramtsressort sind zwei engagierte Kompetenzzentren vorhanden, die miteinander nicht konkurrieren, sondern eine Joint Venture eingehen können; mit St.Johann steht in Österreich ein Standort für die digitale Langzeitaufbewahrung zu Verfügung, dessen Vorteile gemeinsam genutzt werden können; die Planungen der Österreichische Nationalbibliothek insbesondere für die digitale Erfassung relevanter Informationen und Dokumente sind weit gediehen.

Wo noch Präzisierungen und Konkretisierungen, politische und administrative Entscheidungen notwendig sind, das sind der organisatorische Rahmen und der Prozess der mit dem Symposium eingeleiteten Entwicklung.

3. Kernbotschaften der Experten

Zielsetzung des Symposiums war es, einen umfassenden, mehrdimensionalen und interdisziplinären Einstieg in die „digitale Langzeitarchivierung“ zu bieten. Hochrangige internationale Experten aus Wissenschaft und Praxis stellten in ihren Beiträgen bisherige Erkenntnisse in Österreich, aktuelle Entwicklungen in Europa, Good Practice Beispiele und Zukunftsvisionen dar.

Die Kernbotschaft der Experten lässt sich folgendermaßen auf den Punkt bringen:

  • Digitale Informationen bestimmen den Alltag – wir müssen daran arbeiten, den Zugang für die Zukunft sicherzustellen.
  • Wissensressourcen aus Wissenschaft, Forschung, Verwaltung und anderen Gesellschaftsbereichen sind öffentliches Kapital, das zu bewahren ist.
  • Digitale Langzeitarchivierung von Verwaltungs- und wissenschaftlichen Informationen ist technisch machbar; es gibt bereits detaillierte Ausarbeitungen dazu.
  • Der hiefür erforderliche Aufwand lässt sich abschätzen; die für eine diesbezügliche Entscheidung erforderlichen Grundlagen sind berechnet.
  • Europaweite Kooperation bei der Entwicklung und Implementierung macht Sinn und ist möglich.
  • Digitale Langzeitarchivierung ist keine einmalige Sache. Ein Projekt zu starten, es durchzuführen und sich am Ergebnis zu freuen, reicht hier nicht aus. Digitale Langzeitarchivierung ist ein Prozess, der eine intensive Vernetzung aller Akteure (Archive, Bibliotheken, Museen, Wissenschaft, Wirtschaft und Verwaltung) erfordert.

Detaillierte Informationen zu Berichten und Vorträgen finden Sie in der Rubrik „Dokumente“, wo die Folienpräsentationen aller Vortragenden zur Verfügung stehen. Weitere Informationen: „Präsentationen und Vorträge“.

4. Vom ELAK in die Ewigkeit

Die österreichische Verwaltung hat mit der Arbeitsgruppe „Digitale Langzeitarchivierung“ und dem Konzeptionsprojekt für digitale Langzeitarchivierung im Bund (digLAimBUND) bereits erste Schritte gesetzt. Nun geht es darum an der Realisierung zu arbeiten.

Für die digitale Langzeitarchivierung sind neue Organisationsprozesse zu designen: Die Übernahme und Klassifizierung von digitalem Archivgut muss definiert sein und der Abruf der digitalen Archivgüter aus dem digitalen Langzeitarchiv ist festzulegen. Es braucht standardisierte technische Formate für die digitale Langzeitarchivierung, im Bereich der Verwaltung sind dies auf heutiger Sicht EDIAKT und PDF/A. Als Grundbestandteile eines Archivsystems für digitale Langzeitarchivierung sind Komponenten zum Datenmanagement, Archivspeicher, Werkzeuge zur Systemadministration und zur Speicherplanung sowie Komponenten für das Einbringen beziehungsweise Abrufen erforderlich.

Vorhandenes Know How zu nutzen ist ein entscheidender Faktor: Das Österreichische Staatsarchiv bringt aufgrund seiner Kernaufgabe, der Archivierung von physischen Archivalien, diese Kompetenz für die digitale Archivierung mit, neue Leistungen im Bereich der digitalen Langarchivierung werden erarbeitet. Die Österreichische Nationalbibliothek bringt Know How im Bereich der Digitalisierung von Texten jeder denkbaren Qualität ein, welches während der letzten Jahre aufgebaut wurde. Das Bundeskanzleramt hat Spezialisten für operative Informationssysteme der österreichischen Bundesverwaltung wie ELAKimBUND sowie einen entsprechend sicheren Standort für eine technische Lösung. Diese Teilbereiche stellen eine sinnvolle, gegenseitige Ergänzung sowie die Ausgangsbasis für österreichische Umsetzungsaktivitäten dar und ermöglichen Synergieeffekte.

Für die erfolgreiche Umsetzung ist Know How aus Wirtschaft und Wissenschaft eine ebenso wesentliche Voraussetzung. Ebenso sind entsprechende öffentlich-private Partnerschaften für die Realisierung eines österreichischen digitalen Langzeitarchivs zu diskutieren und je nach Ergebnis dieser Diskussion umzusetzen.

5. Nächste Schritte

Das Thema birgt einerseits hohe Komplexität und vielschichtige Betrachtungsweisen, verlangt andererseits aber gerade deshalb einen gewissen Pragmatismus bei der Lösung der anstehenden Fragen. Eine Lösung für die Langzeitarchivierung soll dem öffentlichen, halböffentlichen und dem privaten Sektor nützen, eine akkordierte und arbeitsteilige Strategie scheint sinnvoll, die Aufbewahrungskosten sind zu minimieren und gerecht zu verteilen. Auf dieser Grundlage stellen sich die nächsten Schritte für den Ressortbereich des Bundeskanzleramtes wie folgt dar:

  • Das Bundeskanzleramt wird seine Rolle als Kompetenzzentrum für die digitale Langzeitarchivierung von Verwaltungsinformationen weiterhin wahrnehmen und ausbauen. Es sieht das Symposium als Start eines konsequent fortzusetzenden Prozesses, in dem technische, organisatorische und finanzielle Maßnahmen nötig sind.
  • Als nächsten Schritt starten das Österreichische Staatsarchiv und das Bundeskanzleramt mit Unterstützung der Österreichischen Nationalbibliothek im zweiten Quartal 2007 das Umsetzungsprojekt für digitale Verwaltungsinformationen. Die erste Phase ist die Abwicklung eines Vergabeverfahrens. In einer zweiten Phase ist das technische Archivierungssystem aufzubauen, parallel dazu werden die erforderlichen organisatorischen Prozesse aufgesetzt. 2011 kann dann ein solches Langzeitarchivierungssystem in Produktivbetrieb gehen.
  • Ein Ziel ist es, die einzelnen Schritte und die endgültige Lösung so zu gestalten, dass sie allen öffentlichen Einrichtungen für ihre eigene Langzeitarchivierung zugänglich ist. Ein weiteres Ziel ist es, die Archivierung in Form eines PPP-Modells (Public Private Partnership) zu führen. Es werden daher in strukturierter Weise alle Gebietskörperschaften, darüber hinaus interessierte öffentliche Einrichtungen und die Wirtschaft in den weiteren Prozess einbezogen.
  • Zur Sicherstellung der voraussichtlich erforderlichen Ressourcen wird über das vorhandene politische Bekenntnis hinaus noch in diesem Jahr ein konkretisierender Schritt notwendig sein. Die Bedeutung von elektronisch verfügbarem Wissen als Standortfaktor ist hier ein wichtiges Argument. Bundeskanzleramt und Österreichischen Nationalbibliothek stimmen sich hier im weiteren Vorgehen ab.
  • Auf der Ebene zur Entwicklung einer österreichischen Strategie zur digitalen Langzeitarchivierung und Digitalisierung wird bis Ende 2007 die bisherige BLSG-Arbeitsgruppe Digitale Langzeitarchivierung in ein Kompetenznetzwerk umgewandelt, das Strategien und konkrete Maßnahmen für die verschiedenen Themenaspekte planen und deren Umsetzung fördern soll.
  • Im September 2007, Jänner und Mai 2008 werden Folge-Workshops in einem kleinen Kreis aus diesem Netzwerk einberufen, bei dem die erzielten Fortschritte berichtet und wechselseitig Initiativen aufgenommen werden.
  • Für die Übernahme und Klassifizierung von digitalem Archivgut und für die technischen Formate sind Standards zu finden und festzulegen. Dieser Prozess ist rasch und unter Einbeziehung der Wissenschaft abzuschließen.
  • Die Aktivitäten der Österreichischen Nationalbibliothek im einschlägigen Zusammenhang, insbesondere im Rahmen der EU-Initiativen zur Digitalisierung des Kulturerbes und innerstaatlich beim Aufbau einer Infrastruktur zur Digitalisierung werden von dieser Plattform unterstützt.
  • Die technischen Möglichkeiten der sicheren Aufbewahrung im Speicher St. Johann stehen allen Interessenten zu gleichen, auf Selbstkostenbasis kalkulierten Konditionen zur Verfügung.

Dokument zum Download:
Nachlese zum Symposium Digitale Langzeitarchivierung (PDF 148 kB)